In eigener Sache – Anpassung der Vollmacht und Rechtssicherheit zum aktuellen BGH-Urteil

Die rechtliche Welt kann mitunter komplex sein, insbesondere wenn es um Vollmachten und Zustellungsvollmachten geht. Heute möchten wir erklären, warum ihr als unsere Kunden derzeit eine E-Mail mit der Aufforderung zur Ausdehnung der Bevollmächtigung auf eine Zustellungsvollmacht bekommt.

Postflex^® – Dein Adress-Schutz bietet euch als einziger Anbieter einen rechtskonformen Service. Dies erreichen wir durch die Zusammenarbeit mit unseren Partnern, wie zum Beispiel der IT-Recht Kanzlei München. Zusätzlich legen wir höchste Anforderungen an den Datenschutz, wie unsere regelmäßigen Audits bei heyData beweisen.

Um weiterhin diese so wichtige Rechtskonformität für euch als Kunden anbieten zu können, ist es unerlässlich, ab und zu Dokumente zu aktualisieren. Dies erfolgt nach unseren Grundsätzen der Transparenz unseren Kunden gegenüber stets in enger Abstimmung mit euch. Aus diesem Grund bekommt ihr gerade eine E-Mail mit dem Betreff: „Postflex^® – wichtig: Anpassung der Vollmacht“

Die Ausdehnung der Bevollmächtigung auf eine Zustellungsvollmacht

Entscheidend dafür, dass wir einen rechtskonformen Service anbieten können, ist aktuell die Ausdehnung der Bevollmächtigung auf eine Zustellungsvollmacht. Nur mit dieser Unterschrift ist es uns möglich, weiterhin im Rahmen unserer Leistungen die Vermittlung einer hinreichend ladungsfähigen Anschrift anzubieten.

Hier die aktuelle Rechtslage:

Ein aktueller BGH-Beschluss (BGH, Urt. v. 07.07.2023 - Az.: V ZR 210/22) kam zu dem Ergebnis, dass eine Vollmacht, die sich auf die bloße Weiterleitung von Post beschränkt, für die Dienstleistung, die wir für euch erbringen möchten (Annahme der Post und digitale Weiterleitung) nicht ausreicht. Dies bezieht sich insbesondere auf die Vermittlung einer rein virtuellen Geschäftsadresse.

Unser Service der Vermittlung einer ladungsfähigen Postadresse im Impressum zeichnet sich ja gerade dadurch aus, dem Verwender einen von seinem eigentlichen Standort losgelösten Ort als Anschrift bereitzustellen, ohne ihm - etwa durch gleichzeitige Vermietung von Räumlichkeiten - den physischen Zugriff darauf zu ermöglichen.

Für die Ladungsfähigkeit der von Postflex vermittelten Adressen kommt es jetzt darauf an, ob sich Postflex auch als Zustellungsbevollmächtigter benennen lässt, also die rechtsgeschäftliche Erlaubnis enthält, amtliche Zustellungen für den Adressverwender entgegenzunehmen.

Dies ist nach derzeitigem Stand und unter Berücksichtigung der von uns verwendeten Vollmacht nicht bei allen KundInnen der Fall.

Doch wir schaffen Abhilfe:

Um die Ladungsfähigkeit und damit die rechtssichere Verwendbarkeit der von uns vermittelten Adressen in Impressen sicherzustellen, ist es erforderlich, dass wir uns rechtsgeschäftlich nicht nur als Empfangsbevollmächtigter für Postsendungen, sondern auch für amtliche Zustellungen benennen lassen müssen, da wir sonst erheblichen Haftungsrisiken ausgesetzt werden.

Deshalb müsst ihr uns für bestehende und künftige Vertragsverhältnisse nicht nur als Postempfangs-, sondern auch als Zustellungsbevollmächtige auch für amtliche Zustellungen benennen.

Da dies auch bereits bestehende Verträge betrifft, sehen wir uns gezwungen, die Bevollmächtigung nicht nur für zukünftige Vertragsverhältnisse, sondern auch für noch aktive Dienstleistungsverträge aus der Vergangenheit nachgeholt werden.

Ohne die Nachbevollmächtigung können wir die vertraglich geschuldete Leistung, nämlich die Vermittlung einer ladungsfähigen Adresse, nicht rechtskonform erbringen. Es ist also im Interesse aller Beteiligten, diesen Schritt zu gehen.

Eine Entwarnung vorab: Bereits seit 2021 nutzen wir für unsere Kunden eine aktualisierte Vollmacht, welche den Anforderungen an die umfangreichere Post- und Zustellungsvollmacht im Kern entspricht.

Unabhängig von der oben genannten Auskunft gibt es eine zwingende Notwendigkeit zur Anpassung der Vollmacht im Interesse der Rechtssicherheit. Deshalb haben wir die bisherige Vollmacht sorgfältig überarbeiten lassen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Kunden, die seit der Änderung der Vollmacht am 19.01.2021 unterschrieben haben

Alle Kunden, die seit der Änderung der Vollmacht am 19.01.2021 standardmäßig auch in der Unterschriftszeile 2 unterschrieben haben, sind theoretisch von der Neuzeichnung ausgenommen. In diesem Fall ist keine Nachbevollmächtigung durch diese Kunden erforderlich, da bereits von einer ausreichenden Zustellbevollmächtigung ausgegangen werden kann.

Zur Vermeidung von Missverständnissen im Streitfall empfehlen wir jedoch auch in diesem Fall nach Möglichkeit eine neue Vollmacht abzuschließen, da hier einige unglückliche Formulierungen durch das neue Dokument klargestellt werden (so wurde die Version ab dem 19.01.2021 beispielsweise „nur“ als „Postvollmacht“ tituliert, wenngleich sie korrekterweise als „Post- und Zustellvollmacht“ zu betiteln ist).

Nachbevollmächtigung für Kunden vor dem 19.01.2021

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine Nachbevollmächtigung in jedem Fall erforderlich ist, wenn Kunden die Fassung der Vollmacht vor dem 19.01.2021 unterzeichnet haben und somit allenfalls eine Post-, aber keine Zustellungsvollmacht erteilt haben. In solchen Fällen solltet ihr aktiv werden, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und euer Impressum bei uns rechtskonform anzubieten.

Ihr seht, wir tun alles dafür, euch einen rechtskonformen Service zu bieten. Manchmal ist eure Mitarbeit allerdings unerlässlich. – Wir sind jedoch zuversichtlich, dass wir diese kleine Hürde zusammen in kürzester Zeit nehmen können. – Dank eurer Mitarbeit!