Sind Paketankündigungen DSGVO-konform?

Wenn du einen Online-Shop betreibst, willst du zufriedene KundInnen. Dafür bietest du ihnen so viel Service, wie du kannst. Super, wenn dein Paketdienstleister dir dabei hilft, indem er kostenlos Versandinfos per Mail an deine KundInnen schickt. Doch Vorsicht: Die E-Mail-Adressen darfst du nicht einfach so weitergeben!

Wer voller Vorfreude auf etwas Bestelltes wartet, ist bestimmt dankbar für den Info-Service. Per Online-Tracking lässt sich die Reise des ersehnten Pakets genau verfolgen. Damit die Bestellenden keine Pakete verpassen, bieten die Paketdienstleister oft ein paar praktische Zustelloptionen an, wie: Paket bei Nachbarn abgeben, Zustelltag oder Zeitfenster auswählen, Lieferadresse ändern.

Diese Paketankündigungen und Versandinformationen per E-Mail haben Vorteile für alle Beteiligten:

• Der Empfänger oder die Empfängerin bekommt die Sendung schnellst- und bequemstmöglich.
• Der Zustelldienst spart Zeit und erfolglose Zustellversuche.
• Der Online-Shop bekommt weniger Retouren und Beschwerden.

Es gibt einen Haken: Trotz aller Vorteile sind die gut gemeinten Paketankündigungen per E-Mail oft nicht DSGVO-konform.

Service oder Datenschutz – wie bekommst du in deinem Online-Shop beides unter einen Hut?

E-Mail-Adressen von Verbrauchern und Verbraucherinnen zählen zu den „personenbezogenen Daten”. Das sind Informationen, die sich einer bestimmten natürlichen Person zuordnen lassen. Solche Daten erachtet die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als schützenswert. Deshalb dürfen E-Mail-Adressen nicht beliebig gespeichert, benutzt oder weitergegeben werden.

Die DSGVO regelt den Schutz von personenbezogenen Daten nach einem scheinbar einfachen Grundsatz: Es ist alles verboten, was nicht ausdrücklich erlaubt ist.

Willst du in deinem Online-Shop E-Mail-Adressen speichern, verwenden oder weitergeben, musst du zuerst prüfen, ob die DSGVO das erlaubt.

Das regelt Artikel 6 DSGVO. Er listet sechs mögliche Fälle auf, in denen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtmäßig ist. Drei davon kommen in Frage, um das Verschicken von Versandinformationen per E-Mail zu rechtfertigen:

• Erfüllung eines Vertrages: Dein Online-Shop schließt mit deinen KundInnen einen Kaufvertrag. Um ihn zu erfüllen, musst du die Ware an die KundInnen schicken. Beauftragst du dafür einen Paketdienstleister, braucht der die Postanschrift. Diese weiterzugeben ist also okay. Doch brauchen ZustellerInnen auch die E-Mail-Adresse? Nein. Das Paket kann auch so abgeliefert werden. Die Versandinfo ist ein Extra-Service und nicht notwendig, um den Vertrag zu erfüllen.
• berechtigtes Interesse: Die Zustell-Infos sind für KundInnen ein willkommener Service. Vor allem die Zustell-Optionen sind vorteilhaft für alle (s. o.). Das könnte man als berechtigtes Interesse werten, welches schwerer wiegt als der Schutz von E-Mail-Adressen. So sieht es zumindest der hessische Datenschutzbeauftragte. Doch damit steht er ziemlich allein. Die meisten Landesdatenschutzbehörden lassen nur den dritten Rechtfertigungsgrund gelten:
• Einwilligung der betroffenen Person

Will ein Online-Shop seinen KundInnen den Extra-Service von Versandinformationen per E-Mail bieten, muss er diese vorher fragen, ob sie das auch wollen.

Wirksam und recht einfach geht das über eine Check-Box innerhalb des Online-Bestellvorgangs: Hier kreuzen die Bestellenden an, ob sie per Mail über den Versandstatus informiert werden möchten.

Wichtig ist dabei: Die Bestellenden müssen genau aufgeklärt werden, in was sie einwilligen. Es macht z. B. einen Unterschied, ob der Online-Shop selbst die Zustell-Infos verschickt oder ob er dafür die E-Mail-Adresse an einen Dritten (den Paketdienstleister) weitergibt. Die Einwilligung gilt immer nur für den oder die beschriebenen Zweck(e).

Tipp:

Im Rahmen des Adress-Schutzes nimmt Postflex^® Briefe, Päckchen und Pakete unter einer „virtuellen Adresse” entgegen. Diese schicken wir auf Wunsch per DHL an unsere Kundinnen und Kunden weiter. Soweit wir dabei ihre E-Mail-Adressen für Versandbenachrichtigungen weitergeben, ist die Rechtsgrundlage dafür eine ausdrückliche, informierte Einwilligung. Damit entsprechen wir dem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. So steht es auch in unserer Datenschutzerklärung.

Willst du genauer wissen, wann und wie du Original-Sendungen von Postflex^® erhältst? Dann schau doch mal in unsere Tarife.