Briefe tracken mit Matrixcode-Briefmarken

Willst du wissen, wo deine Briefe bleiben? Dann kannst du sogenannte Matrixcode-Briefmarken verwenden. Damit ermöglicht die Deutsche Post eine Basis-Sendungsverfolgung für Briefe und Postkarten. Das kann ziemlich nützlich sein, wenn du wichtige Dokumente, Schriftstücke im Original oder kleine Gegenstände per analoge Post versenden musst.

Die Sendungsverfolgung für Pakete kennen wir ja schon lange. Dank regen Informationsaustauschs zwischen Online-Shops, Logistik-Unternehmen und Paket-Zustellenden sind wir jederzeit bestens informiert, wo die bestellte Ware gerade steckt. Und wir erfahren zeitnah, wann sie endlich ankommt. Das ist ziemlich praktisch, wenn auch nicht immer DSGVO-konform (darüber berichten wir an anderer Stelle im Postflex^®-Blog). Sowohl Online-Unternehmen als auch ihre KundInnen profitieren von der transparenten Nachverfolgbarkeit.

Ein ähnliches Tracking gibt es als „Basis-Sendungsverfolgung” auch für Briefe. Dafür bietet die Deutsche Post verschiedene Möglichkeiten:

• für Geschäftskunden mit Frankiermaschine den kostenfreien Online-Service „Verfolgen Brief”
• für einzelne Sendungen die neuen Briefmarken und Internetmarken mit Matrixcode.

Der Matrixcode wird seitlich auf die Briefmarke bzw. auf die Internetmarke aufgedruckt. Jeder Matrixcode ist einmalig. So macht eine Matrixcode-Briefmarke deinen Brief unverwechselbar – und nachverfolgbar. Zumindest ein Stück weit kannst du deine Briefe damit tracken.

Die Deutsche Post verwendet hierfür einen zweidimensionalen Datamatrixcode. Der sieht so ähnlich aus wie ein QR-Code. Darin sind verschiedenste Informationen verschlüsselt (z. B. Länderkennung, Briefmarkenmotiv, Wert der Marke, Druckerei, ein Cryptostring, der die Briefmarke fälschungssicher machen soll, und einiges mehr). Ein Scanner mit entsprechender Entschlüsselungstechnik kann die Informationen aus dem Matrixcode auslesen. Dieses Tool ist in der Smartphone-App „Post & DHL” enthalten.

Wichtig: Der bei neuen Briefmarken seitlich aufgedruckte Matrixcode darf nicht entfernt oder unkenntlich gemacht werden. Ohne den Matrixcode ist die Briefmarke nämlich ungültig.

Die Post braucht den Code, um die neuen Marken zu prüfen und zu entwerten. Die Entwertung erfolgt bei Matrixcode-Briefmarken zum einen optisch: Wie alle Postwertzeichen werden sie mit Tinte abgestempelt.

Zusätzlich werden Matrix-Marken technisch entwertet und vor Fälschung geschützt: Nach dem Einscannen wird der Briefmarken-Code in einer Datenbank erfasst. Eine nochmalige Verwendung desselben Codes fällt beim Abgleich mit dieser Datenbank auf. Die Marke wird als ungültig erkannt. So schützt sich die Post vor Briefmarken-Fälschungen. Jeder Code ist einmalig und darf auch nur einmalig verwendet werden.

Matrixcode-Briefmarken klebst du ganz normal auf Briefe oder Postkarten, die du versenden willst. Sie werden dann in der Regel dreimal gescannt:

• Als erstes scannst du den Matrixcode mit der Smartphone-App Post & DHL. Dann erst schickst du die Sendung ab.
• Wenn dein Brief im Sortierzentrum deiner Region ankommt, wird die Matrixcode-Briefmarke dort von der Post gescannt. Darüber bekommst du eine erste Meldung in der App.
• Als nächstes wird dein Brief zum Verteilzentrum in der Zielregion transportiert. Dort durchläuft die Matrixcode-Briefmarke einen weiteren Scan. Den Fortschritt bei der Zustellung erkennst du durch eine zweite Meldung in der App.

Die Sendungsverfolgung über Matrixcode-Briefmarken ist generell unvollständig. Sie endet mit der Bearbeitung im Post-Logistikzentrum der Zielregion. Ob der Brief danach zugestellt wird, sich als unzustellbar herausstellt, verlorengeht oder zurückgesendet wird, verrät die App Post & DHL dir nicht.

Erste Tests und Praxis-Erfahrungen mit Matrixcode-Briefmarken zeigen: Bei Standardbriefen und Postkarten funktioniert das Tracking schon ganz gut. Diese werden maschinell sortiert und dabei automatisch gescannt.

Übergroße, dicke, unförmige oder starre Briefe werden hingegen teilweise noch von Hand sortiert. Das heißt, auch die Matrixcode-Briefmarken müssen manuell abgescannt werden. Meistens funktioniert das Tracking auch bei solchen Sendungen, aber wohl nicht immer.

Für Päckchen und Pakete sind keine Briefmarken erlaubt. Zurzeit kannst du deshalb nur Briefe oder Postkarten per Matrixcode-Briefmarke oder Internetmarke tracken.

Tipp: Wenn du mehrere Matrixcode-Briefmarken auf eine Sendung klebst, scanne am besten alle mit deiner App ein. Für den Fall, dass nur eine der Marken gescannt wird, kannst du den Brief dann trotzdem tracken. Du kannst aber auch alte Marken ohne Code mit den neuen Matrixcode-Briefmarken kombinieren.

Bei Briefsendungen ins Ausland endet das Tracking im letzten deutschen Logistikzentrum (z. B. am Frankfurter Flughafen). Die App vermeldet dann die Weiterleitung ins Zielland.

Eine Zustellbestätigung für Briefe bekommst du von der Post zwar nicht, aber von uns. Sobald sie bei deiner Postflex^®-Adresse eintreffen, öffnen und scannen unsere Mitarbeitenden deine Briefe. Du bekommst eine Eingangsinfo per E-Mail und kannst direkt auf die digitalisierten Inhalte zugreifen. Ob mit oder ohne Matrixcode-Briefmarke – bei Postflex^® weißt du sofort, wenn deine Post angekommen ist.

Willst du noch mehr über den Postflex^®-Service wissen? Den genauen Ablauf beschreiben wir in einem früheren Blog-Artikel. Oder du kontaktierst uns direkt. Wir freuen uns über deine Nachricht!

Bis dann,
dein Postflex^®-Team